STIMMEN ZU DYNAMIC FACILITATION

 

Von Dr. Jörg Neumann

Im Rahmen eines Fachprojekts hatte ich eine "schwierige" Projektsitzung zu leiten. Es ging um Optimierung eines Prozesses und um die Zuordnung von Verantwortlichkeiten bei einem Thema, das schon lange konfliktbeladen war. Unmittelbar zu Beginn des Meetings hatte ich den Impuls, dass Dynamic Facilitation hier helfen könnte. Ich habe improvisiert, nach und nach die Vorgehensweise erklärt, Flip-Charts aufgehängt mit den vier Themenkategorien und das Gespräch initiiert. Am Anfang war es schwer, die Teilnehmer dazu zu bewegen, sich ausreden zu lassen (damit sich jeder entleeren konnte) und zu mir zu sprechen, aber dann wurde es akzeptiert. Am Ende des Meetings entstand ein wirklich guter Lösungsvorschlag, von allen Teilnehmern getragen, der vorher nicht zu erwarten war. Es war ein großer Erfolg, obwohl ich die Methode DF nur improvisiert und nicht wirklich "sauber" eingesetzt habe. Aber die wesentlichen Elemente waren wohl vorhanden.

Von Caterine Schwierz

Die Aufgabenstellung war anspruchsvoll: eine Arbeitsgruppe, die in einem Prozess von ungefähr einem Jahr und mehreren moderierten Treffen nicht zu dem gewünschten Ergebnis kam. Nach wie vor schien es, dass die Zielstellungen der einzelnen Gruppenmitglieder völlig unterschiedlich waren und es am Vertrauen untereinander fehlte. Die Gruppe zog die Notbremse und suchte nach einer neuen Herangehensweise. Hier kamen ich und Dynamic Facilitation ins Spiel. Damit gelang es, innerhalb von drei Arbeitstreffen Vertrauen aufzubauen, ein gemeinsames Zielbild zu erarbeiten und Handlungsfelder zu verabschieden. Heute arbeitet die Gruppe mit Motivation und Spaß an den gesteckten Zielen. Diese Erfahrung hat mir gezeigt, wie es mit Hilfe von Dynamic Facilitation möglich ist, mit geringem Aufwand große gordische Knoten zu zerschlagen.

Silvia Gysel

Das 15-köpfige Mitarbeiterteam einer NPO in der Ostschweiz soll sein Comittment zur Auflösung einer der drei Aussenstellen geben und die Möglichkeiten zur Umsetzung erarbeiten. "Dynamic Facilitation" ist die Lösung. Der Effekt war genial. Akzeptanz und Comittment entstehen, das Team rückt emotional zusammen, in kurzer Zeit ist eine Lösung für die Umsetzung der Neustrukturierung geboren.

Von Simone Bögeholz, Phoenix Contact

In der Zwischenzeit hatte ich endlich die Möglichkeit, mit Dynamic Facilitation zu moderieren. Tolle Erfahrung! Mit Hilfe der Methode konnte die Gruppe in einem sehr komplexen, zum Teil undurchsichtigen Thema einen großen Schritt voran kommen. Der Prozess läuft noch und mit jedem Termin bringt uns Dynamic Facilitation mehr Klarheit. An der Stelle nochmals Danke für diese Methode und die erfolgreichen Impulse in Eurem Seminar.

Von Rüdiger Lekschas, Hamburger Sparkasse

Wir haben in einer "verstrickten Situation" unter Einsatz von Dynamic Facilitation ein klasse Ergebnis erzielt. Wir hatten einen echten Durchbruch! Gut, dass mein Kollege und ich das Seminar besucht haben

Von Alexander Rall, PricewaterhouseCoopers

Dynamic Facilitation hat mich wirklich weitergebracht. Das liegt zum einen an der vermittelten Struktur von DF, insbesondere aber daran, dass sich die Rolle des Moderators zum 'Talking Stick' wandelt. Der Moderator ist nah bei der Person, schenkt ihr seine ganze Aufmerksamkeit, hört zu, schreibt auf und fragt solange, bis der Teilnehmer 'leer' – man könnte auch sagen 'aufnahmebereit für alles Neue' – ist. Ich habe oft gesehen, wie sich im Verlaufe des Prozesses die Gesichter der Teilnehmer sichtlich entspannen und eine ruhige, von Wertschätzung geprägte und kreative Athmosphäre entsteht. Dies habe ich in allen Arten von Workshops erlebt: Teamentwicklungen, Aufarbeiten von Konflikten, Strategiefindung, aber auch in stark fachlich orientierten Workshops. Seitdem versuche ich, so oft es geht, mich in Moderationen zum 'lebenden Talking Stick' zu machen, wie ich es bei Dynamic Facilitation gelernt habe.

Von Karin Reuter (an Jim Rough):

„Herzlichen Dank, dass Du im vergangenen Jahr in Deutschland Dynamic Facilitation gelehrt hast. Es war ein großartiges Seminar und ich habe jede Minute davon genossen. Ich erinnere mich, wie Du sagtest "Imagine me being in tears watching you performing great in Dynamic Facilitation". Und so hättest Du im vergangenen Oktober und November in Tränen sein müssen. Ich war fasssungslos über den Erfolg meiner zweiten Dynamic Facilitation. Vielleicht möchtest Du die Geschichte hören:

A manufacturing company of app. 300 employees hired my partner Astrid and me for consulting a sales department in regard to business processes. In our interviews we heard from all 12 employees the same opinion: "There is a conflict in our group ongoing for almost 4 years. It is not possible to solve it." I took a chance for my second DF and invited the group to an "experiment". I said I would like to get some ideas from them how this conflict might be treated. Also I said I am convinced there is a chance to get back to a good working climate as they had years ago. Then I explained the four categories and asked "what would you like to talk about?". One usually rather quiet guy finally started with the superb question "How can we stop that Kindergarten thing?" From then on it was a great pleasure for me to help the group develop their solution. It took only a little more than an hour to get them to the conclusion this conflict can be solved from themselves! After that experience I was almost high because I never expected the energy of the group bring up change so fast. After 3 sessions altogether - and some difficulties inbetween - the employees in this group now are cooperative and enjoy working together again. Their feedback as well as the feedback of the management was very good. The best of all: this company now is a reference for us.“

6 Monate später:

I did an evaluation 6 months later with the whole group, their boss, the staff manager and the head of the staff association. The staff manager asked "Could this consulting be recommended to other departments?" The answer assured his opinion: "yes". The staff associate gave a personal feedback afterwards: " I was far from believing to find this department now working well together after all those years when I was constantly addressed with problems from them."

Von Herbert Urmann:

"Ich war einer derjenigen, die den früheren Link zu Dynamic Facilitation als "glückliche Fügung" angeklickt hatten und deswegen das Geschenk erhielt, dieses Instrument in einer sehr schwierigen Konstellation mit sehr heftigen emotionalen Konflikten anzuwenden - mit durchschlagendem Erfolg: die Gruppe ist dadurch in die Lage gekommen, in einen produktiven Teamentwicklungsprozess einzutreten, den alle fortsetzen wollen. Das ist wesentlich mehr, als ich (und auch die Beteiligten) erwartet hatten. Für mich war das eine tolle Erfahrung."

Von Isabella Klien:

„Toll war, dass ich gerade vor dem Seminar meine erste DF-Erfahrung gemacht hatte: ich coachte zwei Personen, die einen Konflikt hatten. Das spannende war, dass wir alle Phasen - so wie sie im Manual ganz toll beschrieben sind - durchlaufen haben. Eigentlich waren wir nach einer Stunde schon dabei, fertig zu werden, aber kurz davor ist das "wahre Anliegen" hervorgekommen. Es kam dann tatsächlich zum großen Durchbruch, zu einer erneuten kreativen Phase, und wir haben dann nochmals eine weitere Stunde gebraucht. Das Ergebnis war eine unerwartet gute Lösung für beide."

Von Jürg Wenger:

Während eines gut strukturierten Start-Workshops zu einem Persönlichkeits-Training kommt plötzlich ein neues Thema auf, ein Thema, das unbedingt nach Klärung und nach einem praktischen weiteren Vorgehen sucht: „Wenn wir uns jetzt durch dieses Persönlichkeits-Training verändern, dann aber in die "alte Organisation" zurückkommen, wird wohl vieles, wenn nicht fast alles verpufft. Wir müssten identifizieren, was in der Gesamt-Organisation, aus der wir kommen und in welche wir zurückgehen, dringend und praktisch verändert und verbessert werden müsste."

Ich entscheide mich, das Thema mit einer Session Dynamic Facilitation anzugehen, bereite Flipcharts und Pinwände vor, während die Teilnehmer eine kurze Pause einlegen. Dann geht es los. Während unserer Arbeit steigt die Energie im Raum noch weiter an, das Engagement der Mitarbeiter von der Basis für Ihr Unternehmen ist wirklich stark. Nach zwei Stunden haben wir Themen identifiziert, die nach unserem Dafürhalten zu den vorherrschenden Themen dieses Unternehmens gehören. Das bestätigt sich am nächsten Tag im Meeting mit dem CEO, der seit 6 Monaten an Bord ist. Aber gehen wir der Reihe nach.

Nach dieser Dynamic Facilitation Session gehen wir zum Abendessen. Den Serviererinnen und Kellern gelingt es kaum, unsere Essens- und Getränke-Wünsche aufzunehmen, so sehr sind wir immer noch in intensive Gespräche vertieft. In ganz kurzer Zeit sind wir zu einem verschworenen Team zusammengewachsen, das äussern auch die Teilnehmer mit Freude und etwas Erstaunen. Alle Teilnehmer sind bereit, nach dem Abendessen noch einen kurzen Arbeitsschritt einzulegen
Am nächsten Tag besucht uns der CEO. Im Vorfeld höre ich, dass er unserem Training gegenüber skeptisch eingestellt ist. Nachdem wir ihm aber die bisherigen Ergebnisse vorstellen, ist er begeistert. Er lässt seine vorbereitete Präsentation fahren und geht nur noch auf unsere Ergebnisse und die Möglichkeiten und Konsequenzen deren Verwirklichung im Unternehmen ein. Er ist begeistert, dass hier eine Gruppe "gewöhnlicher" Mitarbeiter von der Basis für ihr Unternehmen dieselben anstehenden Themen identifiziert haben wie er selber während seiner ersten sechs Monate im Unternehmen.

Obwohl er sonst bei Mitarbeitern und Kadern als Hardliner gilt, nimmt er das Engagement der Teilnehmer sowie deren gemeinsame Ausrichtung auf Ergebnisse hin wahr. Er fordert uns auf, die Ergebnisse noch etwas weiter zu detaillieren. Heute, 2 Monate nach diesem Workshop sind die Hälfte der aufgebrachten Themen bereits ins ganze Unternehmen implementiert, die anderen Themen werden in der Linie weiter bearbeitet.

Diese Initiative hat im Unternehmen Wellen geworfen – viele Menschen bewegen sich oder werden angestossen. Das mögen nicht alle gleich gerne.

Die Teilnehmer sprechen nach wie vor über diese spezielle Erfahrung:

• "Ich habe noch nie erlebt, dass ein Moderator so dynamisch aufnimmt, was uns beschäftigt …"
• "Wir waren so angeregt und konzentriert. Man hat richtig gemerkt, wie Du uns ernst nimmst, wie Du genau wissen willst, was wir genau sagen und ausdrücken wollen."
• "In kurzer Zeit haben wir ein umfassendes gemeinsames Ergebnis erzielt. Gleichzeitig haben wir ein Gefühl dafür entwickelt, was die anderen beschäftigt, wie sie denken und handeln und wen wir am besten für welche Aufgabe einsetzen…"

Von Myriam Mathys

Da die Situation so vertrackt war, kam mir gleich beim ersten Anruf des Auftraggebers der Gedanke, dass ich da wohl am besten mit Dynamic Facilitation arbeiten sollte. Und die Erfahrungen, die ich dann mit dieser Methode machte, waren wirklich positiv – und ich möchte sie daher gerne mit Euch teilen.

Es ging um einen Workshop, in dem sich zwei Bereiche einer Druckerei (Key Account Management und Produktion) mit dem Ziel trafen , eine Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den beiden Bereichen zu bewirken. Die Situation war insofern schwierig, als sich die Mitarbeiter bereits gegenseitig die Schuld zuschoben, die Umgangsformen teilweise tief unter die Gürtellinie gesunken waren und offenbar schon ziemlich viele Verletzungen insbesondere an der Schaltstelle zwischen den beiden Abteilungen (AVOR) verursacht worden waren ("Wenn die weg wäre, wäre das Problem gelöst!"). Es herrschte offenbar eine Situation, in der niemand mehr so richtig an eine Lösung glaubte und die Stimmung auf den Nullpunkt gesunken war.

Der Workshop begann mit der Begrüßung und der Einstiegsrunde, die schon mal ergab, dass sich viele mehr Harmonie bei der Arbeit wünschten. Und dann wechselte ich vom Kreis in den Halbkreis. Alles funktionierte nach Plan. Der Dynamic-Facilitation-Prozess dauerte, wie ich schon ahnte, nicht nur zwei oder drei Stunden, sondern den ganzen Tag. Genauer gesagt von 10.45 Uhr bis 13.00 Uhr unddann nach dem Mittagessen von 14.00 – 18.00 Uhr. Ich habe den Prozess auf total 25 Flipchartblättern dokumentiert.

Es dauerte zwei volle Stunden, bis der "Purge" – die Entleerung – erledigt war. (Das war meine Wahrnehmung und das bestätigten in der Morgenrunde des zweiten Tages auch zwei Teilnehmer: "Nach zwei Stunden wurde es plötzlich spannend…"). Und dann musste ich die Mittagspause einschieben. Danach stieg ich ein, indem ich nochmals alle Herausforderungen/Fragen vorlas, die schon aufgebracht worden waren – und tatsächlich, bei der drittletzten hakte einer der Teilnehmer wieder mit einem neuen Lösungsvorschlag ein und das Gespräch nahm wieder die Fahrt auf, die es vor dem Mittagessen gehabt hatte.

Irgendwann waren wir dann bei den Problemen angelangt, die sich auf der Holding-Ebene abspielen (Konflikte zwischen den Vorsitzenden der einzelnen Gesellschaften), und natürlich gab es dafür nicht wirklich Lösungen. Nachdem das Gespräch wohl deshalb an dieser Stelle etwas ins Stocken geriet, wechselte ich für einen Moment meine Rolle ("Ich spreche jetzt nicht in meiner Rolle als Moderatorin, sondern aufgrund dessen, was ich in vielen Firmen gesehen habe: Ja, Sie haben recht, dass sich das, was sich "oben" in der Holding abspielt nach "unten" überträgt, dass der Druck, der von oben kommt, Auswirkungen auf das Arbeitsklima unten hat. Aber: Daran können wir alle hier in diesem Raum nichts ändern – wohl aber daran, wie Sie im Rahmen dieser Rahmenbedingungen – oder trotz dieser Rahmenbedingungen – miteinander zusammen arbeiten wollen."). Dann machte ich eine kurze Pause und stieg mit dem Vorlesen der bisherigen Lösungen wieder ein. Und dann ging das Gespräch wieder flüssig weiter, und die Herausforderungen und Lösungen bezogen sich nun vermehrt auf das persönliche Verhalten.

Der Durchbruch kam nicht mit einer einzigen Erkenntnis, sondern mit einer Reihe von Lösungen, die den Tenor hatten "man könnten auch einfach dies und jenes nutzten…". Es war die Entdeckung, dass sich die eine Seite (Key Account Management) dringend mehr Informationen wünschte und die andere Seite (die Produktion, die sich immer über die "unnötige Nachfragerei dieser Idioten" geärgert hatte) erstaunt feststellte, dass diese Informationen doch allen zur Verfügung stünden (z.B. in einer Datenbank, für die man nur noch neue Zugriffsrechte zu vergeben bräuchte) und sich dann beide Seiten wunderten, weshalb dies denn die erstere Gruppe nicht gewusst hatte…

Mir selbst war in dieser Phase nicht so klar, was eigentlich den Durchbruch gebracht hatte, aber ich nahm deutlich wahr, dass sich die Stimmung immer mehr besserte und auch Leute etwas sagten, die bis anhin noch nicht so wirklich ins Gespräch gekommen waren. Aber der Durchbruch war nicht das Ende des Gesprächs. Es wurden immer weitere Herausforderungen genannt. So lief es weiter und weiter. Es war, als ob sich eine Schleuse geöffnet hätte, so dass nun endlich auch noch dieses oder jenes schwierige Thema angesprochen werden konnte.

Der zweite Tag begann mit einer Morgenrunde, die ca. 50 Minuten dauerte und an der jetzt auch die beiden Geschäftsleitungsmitglieder teilnahmen, die am ersten Tag nicht dabei gewesen waren. Und dann geschah etwas Bemerkenswertes: Auf den Hinweis des einen Chefs "diese Unterlagen seine doch alle vorhanden und allen bekannt" kam eine freundliche, aber bestimmte Verneinung aus der Gruppe, dass dies eben nicht der Fall sei, und zwar von einem seiner Mitarbeiter, von dem man offenbar Widerspruch nie erwartet hätte (wie mir nachher ein anderer Teilnehmer sagte). Ein Abteilungsleiter, der beim anderen Chef arbeitet, nannte das Verhalten des obersten Vorgesetzten als Grund dafür, dass die Produktionsprozesse oft durcheinander geraten und bat die beiden Führungskräfte dafür zu sorgen, dass sich dies ändere. Und einer sagte gar: "Ihre Aussage, mit der Sie auf das, was wir gestern erarbeitet haben, reagieren, hat mir zu viele "aber" drin"! – Es war offenbar das erste Mal, dass sich jemand bzw. mehrere getraut haben, solche Dinge offen zu sagen. Und ich dachte nur: Wow, welches Empowerment hat hier stattgefunden!

 

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